Es geht mir nicht nur darum, ein Boot zur Verfügung zu haben - Ich 
suche auch eine Gemeinschaft, in der ich Gleichgesinnte finde.

Anlässe und Events sind ein Kernangebot der Bootsteams an unsere Genossenschafter. Gesellige Anlässe, Trainingsausfahrten, oder einfach gemeinsam Segeln gehen sind Angebote der Bootsteams, SailCom Training und weiterer aktiver Genossenschafter.

Hier wollen wir den interessierten Amtsträger*innen helfen, die Events so anzulegen, dass sie korrekt erscheinen. Wir geben Euch auch einige Hinweise, wie sie beworben werden können.

Anlegen von Anlässen und Events

Willkommenssegeln

Das Willkommenssegeln soll neue Mitglieder einfach und freundlich in den Kontakt mit der Genossenschaft bringen.

Gestaltet als ca. dreistündige gemeinsame Ausfahrt lernen neue Mitglieder die SailCom kennen. Jede*r darf mal an die Pinne und kann im Hafen etwas manövieren. Zum Abschluss darf ein “Ankerschluck“ offeriert werden.

Selbstverständlich dürfen auch "normale" Anlässe zusätzlich als Willkommenssegeln ausgeschrieben werden, solange der Gutschein akzeptiert wird.

Kosten: CHF 100.- – Zahlbar per Gutschein. Der Gutschein geht an die Geschäftsstelle, Die Kosten für das Boot übernimmt SailCom.

Gutscheine

Die Gutscheine werden von der Geschäftsstelle ausgestellt, Neumitglieder erhalten diese per Email / Post zusammen mit dem SailCom Schlüssel zugestellt:

Der Gutschein ist gültig für die Teilnahme an einem Event, bis zu Teilnahmekosten von CHF 100.-. Der Gutschein kann nicht auf mehrere Events aufgeteilt werden - der Betrag ist so berechnet, dass er für alle "normalen" Anlässe genügen soll.

Vorgehen

Hier beschreiben wir das Vorgehen für ein "dediziertes" Willkommenssegeln. Wie Gutscheine für ein "normales" Event akzeptiert werden können wird bei den "Events" beschrieben.

Das Boot muss dann direkt dazugebucht werden, damit es korrekt in der Liste erscheint. Dies ist bei Willkommenssegeln noch wichtiger als sonst auch schon. Das Boot steht dem Veranstalter kostenlos zur Verfügung.

Nur wenn ein Boot dazu gebucht ist erscheint der Event in der Veranstaltungsliste auch unter dem entsprechenden See:

Für den "Willkommensdrink" kann der Veranstalter pro Teilnehmer einen Pauschalbetrag von CHF 10.- per Spesenformular in Rechnung stellen.

Falls Mitglieder ohne Gutschein an dem Anlass teilnehmen wird der Teilnahmebetrag dem Veranstalter in bar bezahlt, und mit der nächsten Segel- oder Spesenabrechnung verrechnet. Dazu soll der Veranstalter nach dem Anlass am besten eine Liste der Teilnehmer per Email an die Geschäftsstelle zusenden.

Einweisungen

Einweisungen sollen den Mitgliedern die Eigenschaften eines Bootes oder Bootstypen aufzeigen. Im Normalfall handelt es sich dabei um eine ca. einstündige, technische, Einführung in das Boot. Einweisungen sind nach Möglichkeit kostenlos und können am Steg stattfinden - SailCom übernimmt dazu die Kosten für eine Stunde Nutzung.

Wir gehen davon aus, dass die Mitglieder eine Segelprüfung absolviert haben und in der Lage sind, ein Boot zu beherrschen. Falls die Bootsteams sich entscheiden, dass für das Boot oder andere Spezialitäten zwingend eine erweitere Einführung - zum Beispiel mit einem Block Hafenmanöver - notwendig ist kann das Boot entsprechend normal dazu reserviert werden.

Vorgehen - Nur Einweisung

Das Boot kann direkt dazu reserviert werden - die Reservation ist dann für den Nutzer kostenlos.

Bei "Verlängerten" Einweisungen könnt Ihr gemäss den Vorgaben für normale Anlässe anschliessend ein "Traininig" wie hier beschrieben ausschreiben.

Anlässe, Events, Trainings, ....

Die meisten Anlässe der SailCom werden von Amtsträger*innen auf eigene Initiative und Rechnung durchgeführt. Sie können die Anlässe ausschreiben und das Boot normal auf eigene Rechnung reservieren. Die Kosten für derartige Anlässe orientieren sich häufig an den Nutzungskosten des Bootes, so, dass der Anlass mit zwei Teilnehmer*innen ungefähr die Nutzungskosten für die entsprechende Zeitdauer deckt. Allfällige Mehreinnahmen verbleiben bei den Organisatoren zur Deckung von Unkosten.

Spezielle Stornoregeln

Um die Ausschreibung von Events zu fördern und die Ausfall Risiken der Organisatoren zu reduzieren ist die Geschäftsstelle kulant mit den Stornierungsregeln für Events und wird eine Reservation auf Antrag auch nach abgelaufenen regulären Stornierungsfristen kostenfrei stornieren.

Durchführung auf Kosten SailCom

In gewissen Konstellationen ist es den Bootsteams fast unmöglich, Anlässe für sich selber kostendeckend und gleichzeitig zu vernünftigen Preisen anzubieten. Das häufigste Beispiel dafür sind Boote, bei denen das Boot weit weg vom Wohnort des Einweisenden liegt. Daher ist es den Bootsteams auch erlaubt, Anlässe auf Kosten und Nutzen SailCom durchzuführen. Die Einnahmen der Anlässe fallen dann zugunsten SailCom, dafür können die angefallenen Spesen per Spesenformular geltend gemacht werden.

Unterhalts-Events

Damit Ihr auf Mithilfe von Genossenschaftern bauen könnt lohnt es sich Unterhaltsevents auszuschreiben. Leider ist das B-Status System in den letzten Jahren nicht gut gepflegt und mit der aktuellen IT Lösung noch weniger brauchbar geworden. Wir müssen das System für die Zukunft neu aufbauen.

Wir empfehlen Euch insbesondere die Mitglieder, die euer Boot in der laufenden Saison gesegelt haben um Unterstützung anzufragen und auf Unterhaltsevents hinzuweisen. Gerne könnt Ihr den Helfern auch den B-Status für die Zukunft schmackhaft machen.

Auch ein Putzevent kann ein Unterhaltsevent sein. Euere Nutzer freuen sich über ein ordentliches Boot und dürfen auch mithelfen das Boot in Schuss zu halten. Es lohnt sich also solche Events auszuschreiben und sich einen Stamm an treuen Bootsnutzern zu erhalten.

Nach den gemeinsamen Unterhaltsarbeiten darf gerne auch auf die geleistete Arbeit angestossen werden.

Mitsegeln

-> ja - kann jedes Mitglied ausschreiben, wenn es ein Boot reserviert hat.

Bewerben von Events

Der schönste Anlass ist langweilig, wenn sich keine Teilnehmer finden, das aktuelle System ist aber nicht immer besonders benutzerfreundlich.

SailNet 3 - Event Ausschreibung

1. Event-Filter und Boote

Der wichtigste Punkt, der beim Ausschreiben von Events zu beachten ist, ist der Filter auf der Event Liste. Der Filter verlässt sich auf die Informationen, die jeweils am Boot hängen. Ein Event, das mit keiner Bootsnutzung verknüpft worden ist, wird nicht mehr angezeigt sobald ein Filter eingetragen ist.

Wenn ein potentieller Nutzer nach Events "auf dem Zürichsee" sucht ist Euer Event also nur dann in der Liste, wenn auch ein Boot (vom Zürichsee) hinzugefügt worden ist.

2. Informationen auf der Liste

Leider werden die meisten Informationen aus den Event nicht auf der Liste der Events angezeigt. Den Interessenten ist es dann nicht klar, wo und auf welchem Boot dieses Event stattfinden wird.

Daher ist es wichtig, im "Treffpunkt" alle notwendigen Informationen aufzulisten, dies ist dann auch in der Event Liste sichtbar.

Der "Treffpunkt" kann damit genutzt werden, die Nutzer auf den Anlass "gluschtig" zu machen, damit sie die Detailseite dann auch aufklicken.

Falls zusätzlich noch Informationen zum eigentlichen Treffpunkt notwendig sind können diese gut in der Beschreibung des Events untergebracht werden.

In der Event-Ausschreibung könnt Ihr wählen, ob ein Anlass auch für nicht-eingeloggte Benutzer sichtbar ist, er erscheint dann unter https://www.sailcom.ch/de/community/Veranstaltungen.

Bitte beachtet speziell beim Einschreiben von öffentlichen Events auch 
das aktuell gültige COVID 19 Sicherheitskonzept

SailNet 3 - Mail an Eingewiesene

Die traditionelle Art, Events zu bewerben, ist mit Emails an die Eingewiesenen über die SN3 Plattform. Da wir aber heute oft Einweisungen "pro Klasse" vergeben, als zum Beispiel "alle J70", gehen diese Mail rasch an eine sehr grosse Zahl Genossenschafter, die sich vielleicht nicht für dieses spezifische Event interessieren. Denkt insbesondere daran, dass die Mitglieder, die z.B. den Qualifier "Open" haben über die ganze Schweiz verteilt sind. Mir möchten Euch daher bitten, mit diesen Mails sehr sparsam umzugehen und Euch zu überlegen, ob die Info auch für Mitglieder am anderen Ende der Schweiz relevant ist.

Intern - Forum

Eine bessere Möglichkeit, Eure Anlässe zu Bewerben, ist auf dem SailCom Forum, Matthias Schuerch hat dazu eine Anleitung geschrieben, vielen Dank!

Das Forum erlaubt Euch vielfältige Formatierungsmöglichkeiten, Fotos einzubinden, und ist im allgemeinen viel besser geeignet, für Eure Anlässe schöne Werbung zu machen, wie dieses Beispiel vom Lago Maggiore zeigen kann.

Das Forum funktioniert wie folgt:

1. Der Login ins Forum geschieht mit dem normalen SailCom Login (Username/Passwort)

2. Nur Genossenschafter, die sich mindestens einmal im Forum angemeldet haben, sind registriert und bekommen daher Emails etc. Es lohnt sich also, wenn Ihr auf Eurer Bootseite auf das Forum verweist - entweder mit einem Filter, oder alternativ/zusätzlich noch auf bestimmte Beiträge ( "Unsere Anlässe in 2021", "Gennakerkurse auf der J80", ....).

3. Neue Forumsbeiträge führen nicht sofort zu einem Mail an die Genossenschafter. Das System fasst die Beiträge zusammen und verschickt ein entsprechendes Email, das auf entsprechende neue Beiträge verweist. Die Frequenz dieses Zusammenfassungsemails können die Benutzer anpassen, die Standardeinstellung ist für uns einmal täglich.

4. Zusammenfassungs Emails werden nur für Beiträge versendet, die der Empfänger im Forum selber noch nicht gesehen hat. Das führt dazu, dass der Autor eines Beitrages für seinen eigenen Beitrag vielleicht keine Mail erhält - trotzdem wird es anderen Nutzern versendet.

5. Wenn Benutzer eine Antwort oder einen Kommentar auf Euren Beitrag senden werdet Ihr ebenfalls per Email informiert.

6. Zum Forum gibt es auch eine minimalistische App, die vor allem den Login vereinfacht - damit könnt Ihr aber auch einfach Fotos aufs Forum hochladen (zum Beispiel als "Antwort" auf einen Event Beitrag).

Die Geschäftsstelle verschickt regelmässig Newsletter an die Genossenschafter und ist gerne bereit, auch für Eure Anlässe Werbung zu machen. Da der Text und die Formatierung beschränkt ist lohnt es sich, parallel einen Beitrag im Forum zu schreiben, auf den der Newsletter-Beitrag dann verweisen kann.

Meetup

Bitte beachtet speziell beim Einschreiben von öffentlichen Events auch 
das aktuell gültige COVID 19 Sicherheitskonzept

In der Region Zürich haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, unsere Anlässe auch auf Meetup auszuschreiben. Damit erreichen wir eine am Segeln interessierte Gruppe, machen unsere Genossenschaft bekannter und können dadurch vielleicht auch neue Genossenschafter gewinnen.

Meldet Euch bei der Geschäftsstelle, wenn Ihr Euch dafür interessiert und vielleicht für Eure Region ebenfalls eine Meetup-Gruppe gründen möchtet.

Social Media - Facebook - Instagram

Events, insbesondere wenn sie auch potentielle Neumitglieder ansprechen können und sollen auch über unsere Social Media Kanäle ausgeschrieben werden. Bitte schickt für Neumitglieder interessante Events und gerne auch kurze Fotobereichte von Events per Email an social@sailcom.ch

-> Facebook

-> Instagram

Häufige Fragen

Wann kann für den Anlass denn ein Boot kostenfrei genutzt werden?

Es zählt der Grundsatz: Wenn die Einnahmen aus den Events an SailCom gehen muss der Veranstalter für die Nutzung nichts bezahlen. Dies betrifft Willkommenssegeln und kurze (Steg-)Einweisungen. Für Events, die den Teilnehmer etwas kosten (Trainings, verlängerte Einweisungen, Plauschsegel Events, ...) kann der Veranstalter wählen, ob er das Event auf eigene Rechnung und eigenes Risiko oder auf Rechnung SailCom durchführen möchte. Dies ist vor allem für Bootsteams vorgesehen, bei denen aufgrund Ihrer Umstände eine kostenneutrale Durchführung zu akzeptablen Preisen sonst fast verunmöglicht wird (zum Beispiel aufgrund von sehr langen Anreise-Wegen).

Sobald die Nutzung für den Veranstalter kostenlos ist sind auf jeden Fall auch die Einnahmen des Anlasses zugunsten SailCom zu verrechnen.

Was ist, wenn der Veranstalter ein GA gelöst hat?

Gemäss Finanzreglement ist die Nutzung der GA's für kommerzielle Anlässe ausgeschlossen - dazu gehören grundsätzlich alle Anlässe, die über die SailCom Homepage ausgeschrieben sind. Die SailNet Plattform ermöglicht aber GA Eigentümern keine Buchung, die trotzdem verrechnet wird.
Die GA Nutzer sind daher angehalten, die Anlässe jeweils per Spesenformular analog zu Anlässen "auf Kosten SailCom" abzurechnen.

Wie können sich Interessenten ohne SailCom Mitgliedschaft für einen Anlass oder ein Event anmelden

Im Moment ist eine Anmeldung für Nicht-SailCom-Mitglieder auf SN3 nicht möglich. Ihr könnt aber Eure Koordinaten (Handy oder Mail) der Beschreibung angeben.

Oder Ihr baut einen Link zu einem vorgefertigten Formular in die Beschreibung ein.

Hier seht Ihr ein Beispiel dafür: https://www.sailcom.ch/de/kurse?id=712ae5f

Am besten ist es die URL nicht offen anzeigen sondern hinter einem Text, zB "Nichtmitglieder hier anmelden!" zu hinterlegen und den Link im Reiter "Zielseite" als Pop-up Fenster anzulegen.

Die 3 Parameter, welche in der URL enthalten sind müssen eventspezifisch mitgegeben werden. Bitte also je nach Event die nachstehend rot angezeigten Elemente anpassen:

https://form.jotform.com/211222479720046?eventcode=Montagssegeln&eventdatum=10-5-2021&organisatorMail=peter.wider@bluewin.ch

Für alles was im obigen Link nicht rot angezeigt wird, darf die Schreibweise inkl. Gross-/Kleinschreibung nicht verändert werden.

eventcode=<hier muss eine Eventbezeichnung als ein Wort, ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen ausser z.B. - (Minus) angegeben werden, die den Event identifiziert>
eventdatum=<hier Eventdatum als ein Ausdruck (keine Leerzeichen) eintragen>
organisatorMail=<Email Adresse desjenigen, der die Anmeldungen bekommen soll eintragen>

Es ist uns bewusst, dass dies alles Workarounds sind und für die Nachfolge von SN3 eine befriedigende Lösung nötig ist. Wir investieren daher auch keine Ressourcen mehr in SN3 sondern investieren unsere Zeit in die Nachfolgelösung.

SailCom Anlässe und Events